Cuánto tiempo te cuesta hacer tus envíos a mano
Si despachas tus pedidos tú mismo, seguro sientes que los envíos se comen la tarde, pero no sabes cuánto tiempo es en realidad. Sin ese número es imposible decidir si vale la pena cambiar algo. En este artículo vas a aprender a medir cuánto tiempo te cuestan tus envíos a mano, semana a semana y por tarea.
Primero vemos dónde se va el tiempo en un envío típico. Después te dejamos una plantilla para cronometrar tu propia operación y un caso práctico con números de ejemplo, para que repitas la cuenta con tus datos.
Dónde se va el tiempo en un envío hecho a mano
Un envío parece una sola tarea, pero son varias pequeñas que se repiten con cada pedido:
- Copiar los datos del cliente: nombre, teléfono, dirección y ciudad, del chat o del pedido a la página de la transportadora.
- Cotizar: abrir la página de cada transportadora, escribir origen, destino y medidas, y comparar.
- Crear el envío y la guía: llenar el formulario otra vez y descargar la guía para imprimirla.
- Coordinar la recolección: llamar o escribir para que pasen por los paquetes.
- Avisar al cliente: enviarle el número de guía por WhatsApp.
- Seguir el paquete: entrar a rastrear cuando el cliente pregunta dónde está.
- Corregir errores: una dirección mal copiada o un teléfono con un dígito de menos obligan a repetir parte del proceso.
Ninguna de estas tareas es larga. El costo está en que se multiplican por cada envío, todos los días.
Cómo medir tu tiempo: plantilla de una semana
No hace falta un programa. Con el cronómetro del celular y una hoja de cálculo es suficiente.
- Elige una semana normal, no una de temporada alta ni una de pocas ventas.
- Haz una tabla con una fila por tarea de la lista anterior y una columna por día.
- Cronometra cada tarea cada vez que la haces y anota los minutos. Si haces varias seguidas, sepáralas.
- Cuenta los envíos de cada día en una fila aparte.
- Al terminar la semana, suma los minutos de cada tarea y divide entre el número de envíos.
Así obtienes dos datos útiles: los minutos por envío y qué tarea pesa más. La plantilla queda así:
| Tarea | Lun | Mar | Mié | Jue | Vie | Total (min) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Copiar datos del cliente | ||||||
| Cotizar | ||||||
| Crear envío y guía | ||||||
| Coordinar recolección | ||||||
| Avisar al cliente | ||||||
| Seguir paquetes | ||||||
| Corregir errores | ||||||
| Envíos del día |
Caso práctico: una tienda de ropa en Quito
Los números que siguen son un ejemplo inventado para mostrar la cuenta. Los tuyos serán distintos.
Supongamos una tienda de ropa en Quito que despacha 20 envíos al día, cinco días a la semana. Después de cronometrar una semana, anota estos minutos por envío:
| Tarea | Minutos por envío (ejemplo) |
|---|---|
| Copiar datos del cliente | 2 |
| Cotizar | 3 |
| Crear envío y guía | 3 |
| Avisar al cliente | 1 |
| Seguir paquetes y corregir errores | 1 |
| Total | 10 |
La cuenta es directa:
- 10 minutos por envío × 20 envíos = 200 minutos al día, es decir, 3 horas y 20 minutos.
- 200 minutos × 5 días = 1000 minutos a la semana, unas 16 horas y 40 minutos.
- Multiplicado por cuatro semanas, son unas 66 horas al mes.
En este ejemplo, cotizar y crear el envío suman 6 de los 10 minutos: son las tareas que repiten datos que ya existen en el pedido. Esa es la información que buscas: no cuánto tiempo gastas en total, sino en qué tarea se concentra.
Qué hacer con el resultado
Con tu propia tabla, tienes tres decisiones posibles:
- Ataca primero la tarea más pesada. Si cotizar es lo que más tiempo toma, vale la pena ver cómo comparar opciones en un solo lugar.
- Revisa los errores. Si pierdes tiempo corrigiendo datos mal copiados, el problema es copiar, no despachar.
- Pon un precio a tu hora. Multiplica las horas al mes por lo que vale una hora de tu trabajo o de quien despacha. Ese es el costo real de hacerlo a mano, y lo comparas con el de cualquier herramienta.
Repite la medición cuando cambies algo: es la única forma de saber si el cambio funcionó. Si quieres ver qué se puede automatizar y cómo, empieza por la guía de automatización de envíos para comercio electrónico.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos envíos hacen falta para que valga la pena medir?
Con unos pocos envíos al día ya hay datos útiles. Lo importante es medir una semana completa y normal, no un día suelto.
¿Tengo que medir también el tiempo de empacar?
Puedes añadirlo como otra fila si quieres verlo, pero empacar no cambia con la automatización. Para decidir sobre herramientas, mide solo las tareas que repiten datos.
¿Qué pasa si mis envíos varían mucho de un día a otro?
Usa el total de la semana dividido entre sus envíos. El promedio de minutos por envío es más estable que el de cada día.
Conclusión
Medir una semana de envíos te da tres números: minutos por envío, horas al mes y la tarea que más pesa. Con ellos, decidir deja de ser una intuición. Si tus horas se concentran en cotizar, crear guías y copiar datos, conoce cómo se automatizan esos pasos, y revisa cómo funciona el primer envío para comparar con tu forma actual de trabajar.