Indicadores de desempeño logístico: seis fórmulas y un tablero
Cuando una empresa despacha cientos de pedidos al día desde varias bodegas y por varios canales, la pregunta “¿cómo nos fue con los envíos este mes?” suele responderse con una impresión: hubo quejas, hubo un día malo, el costo subió. Los indicadores de desempeño logístico convierten esa impresión en números que se pueden comparar de una semana a otra y de una bodega a otra.
En este artículo tienes seis indicadores con su fórmula, la tabla de datos que necesitas para calcularlos y una plantilla de tablero mínimo que puedes armar hoy en una hoja de cálculo. No hace falta un sistema nuevo: hace falta que cada envío quede registrado con los mismos campos.
Antes de medir: la tabla de datos que necesitas
Todos los indicadores salen de una sola tabla, con una fila por envío y estas columnas mínimas:
| Columna | Qué guarda | De dónde sale |
|---|---|---|
| Número de pedido | La llave que une el envío con la venta | Tu tienda, ERP o sistema de pedidos |
| Bodega de origen | Desde dónde salió el paquete | Tu sistema de pedidos |
| Canal de venta | Tienda online, marketplace, venta directa | Tu sistema de pedidos |
| Fecha y hora del pedido | Cuándo entró la venta | Tu sistema de pedidos |
| Fecha y hora de despacho | Cuándo lo recibió la transportadora | Tu bodega |
| Fecha prometida | El plazo que le dijiste al cliente | Tu tienda o tu política de envíos |
| Fecha de entrega | Cuándo lo recibió el cliente | El estado final del envío |
| Intentos de entrega | Si se entregó a la primera o no | El historial del envío |
| Incidencia | Dirección errada, ausente, daño, devolución | El historial del envío y tus reclamos |
| Costo del envío | Lo que pagaste por ese envío | Tu plataforma de envíos |
| Valor del pedido | Lo que vendiste | Tu sistema de pedidos |
Si tus envíos salen por una plataforma con API, la parte de estado y costo se puede traer sin copiarla a mano. El API de Sendifico, por ejemplo, permite listar tus envíos y consultar cada uno con su estado, y cada envío lleva tu propio número de pedido para cruzarlo con la venta. Cómo se conectan esos datos con tu sistema lo explicamos en integrar tu ERP con las transportadoras.
Seis indicadores y cómo calcular cada uno
Cada fórmula se calcula sobre un período cerrado y sobre los envíos que ya tienen resultado final: uno en tránsito todavía no cuenta.
1. Entregas a la primera
Fórmula: envíos entregados en el primer intento ÷ envíos con resultado final × 100.
Resume la calidad de los datos de entrega. Cuando baja, suele haber direcciones incompletas o teléfonos que no contestan, y eso se ataca desde el formulario de compra: lo vimos en validación de direcciones en la última milla.
2. Cumplimiento del plazo prometido
Fórmula: envíos entregados en la fecha prometida o antes ÷ envíos entregados × 100.
Se mide contra lo que le prometiste al cliente, no contra el plazo de la transportadora. Si el indicador cae y la entrega fue normal, el problema puede estar en la promesa o en el despacho tardío.
3. Tasa de devolución
Fórmula: envíos devueltos al remitente ÷ envíos despachados × 100.
Separa el motivo (no recibido, rechazado, dirección inexistente): cada uno tiene un responsable distinto.
4. Incidencias por cada cien envíos
Fórmula: número de incidencias registradas ÷ envíos despachados × 100.
Un envío puede tener más de una incidencia, por eso se cuentan incidencias y no envíos.
5. Costo logístico sobre la venta
Fórmula: suma del costo de los envíos ÷ suma del valor de los pedidos × 100.
Dice qué parte de cada dólar vendido se va en envío. Si sumas empaque u horas de bodega, fija la regla y no la cambies entre períodos.
6. Tiempo de preparación por pedido
Fórmula: promedio de (fecha y hora de despacho − fecha y hora del pedido), en horas.
Mide lo que pasa dentro de tu bodega. Define si cuentas las horas de fin de semana o solo las de operación.
Plantilla del tablero mínimo
El tablero es una segunda hoja que lee la tabla de envíos. Una fila por indicador y una columna por corte: el total, cada bodega y cada canal. Este es un ejemplo con números inventados para una empresa con dos bodegas y dos canales:
| Indicador | Total | Bodega Quito | Bodega Guayaquil | Tienda online | Marketplace |
|---|---|---|---|---|---|
| Entregas a la primera | 91 % | 94 % | 87 % | 92 % | 89 % |
| Cumplimiento del plazo | 88 % | 90 % | 85 % | 89 % | 86 % |
| Tasa de devolución | 4 % | 3 % | 6 % | 4 % | 5 % |
| Incidencias por cada cien | 9 | 7 | 12 | 8 | 11 |
| Costo logístico sobre la venta | 8 % | 7 % | 9 % | 7 % | 10 % |
| Preparación por pedido | 14 h | 10 h | 19 h | 13 h | 16 h |
Así se lee un tablero: el total de este ejemplo parece aceptable, pero el corte muestra que la bodega de Guayaquil concentra el problema en casi todas las filas. Esa es la razón de cortar por bodega y por canal: un promedio general esconde dónde actuar.
Pasos para armarlo:
- Crea la hoja de envíos con las columnas de la tabla anterior y un formato fijo para fechas.
- Agrega una columna “período” (por ejemplo, el mes) para filtrar sin tocar los datos.
- En la hoja del tablero, calcula cada indicador con conteos y sumas condicionadas por bodega y por canal.
- Guarda una copia cerrada al final de cada mes y anota al pie cómo se calcula cada indicador.
Con qué frecuencia revisar cada indicador
Una regla práctica para una operación con volumen:
- Cada día: tiempo de preparación por pedido. Si sube, se nota en el corte de ese mismo día.
- Cada semana: entregas a la primera, incidencias por cada cien y cumplimiento del plazo. Una semana ya da suficientes envíos para ver un cambio.
- Cada mes: tasa de devolución y costo logístico sobre la venta, que necesitan el mes cerrado y conciliado para ser confiables.
Si un indicador cambió, alguien se lleva una acción con fecha. Un tablero que solo se mira no mejora nada.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es un buen valor para cada indicador?
Depende del tipo de producto, de los destinos y de la promesa de cada empresa. El punto de comparación más útil es tu propio historial: el mismo indicador, el mismo corte, el período anterior.
¿Conviene medir también por transportadora?
Sí, como un corte más del tablero, para decidir con datos propios qué ruta asignar a cada una. Es información interna de tu operación.
Conclusión
Seis indicadores, una tabla de datos y una revisión con fecha bastan para saber dónde falla la operación y si lo que cambiaste funcionó. Lo difícil no es la fórmula sino tener los datos de cada envío completos y en un solo lugar; para los principios de una operación ordenada puedes ver las claves de la operación logística en tu ecommerce. Si despachas a escala desde varias bodegas, conoce cómo Sendifico trabaja con empresas de alto volumen.